Про зоны ответственности и напряженности в найме персонала

перетягивание каната 2Всем привет! Рад приветствовать вас на «Территории честного HR». Я не проводил никакого исследования, но мне кажется, что 40-50% всех статей об управлении персоналом посвящены вопросам найма персонала. О чем только не пишут; и про технологии, и про советы, и про секреты, и даже про всякое потустороннее (про интуицию, про то как читать резюме между строк, про то как только по фото определять успешного кандидата) и т.п. Но во многих компаниях найм персонала по-прежнему проблемная зона и головная боль. Причем по мнению коллег виноваты все от кандидатов до ситуации на рынке труда, не виноваты сами компании, ну сами и HR тоже не в чем не виноваты, они работают с теми кто есть, они могут и умеют многое, но обстоятельства всё время мешают им проявиться и показать всем на что они способны (это если послушать некоторых коллег и почитать некоторые интервью).

Я про найм персонала тоже пишу не впервые, потому что моих читателей эти вопросы беспокоят. Я уже рассматривал несколько возможных причин того, почему во многих компаниях найм персонала бесконечный, бесполезный и неэффективный. А сегодня предлагаю вам поговорить про некоторые зоны ответственности и напряженности в найме персонала. Порой оказывается, что найм персонала превращается в зону коллективной безответственности или постоянной внутренней напряженности.

Давайте попробуем разобраться. И начнём пожалуй с простого вопроса, ну и кто ответственен за найм в компании? Конечно же HR, скажет кто-то из читателей, ну тогда второй вопрос ответственен за что? За процесс или за результат, или за процесс и результат сразу? А как соблюдены интересы компании? Кто отвечает за интересы компании?

Еще один вопрос, а что является результатом найма? За ответ «закрытая вакансия» сразу двойка, потому что результат для компании нужен другой — отлично работающая та или иная функция, запуск новой функции и т.п.  Другими словами с каждым новым приёмом работать компания должна как минимум не хуже (если мы говорим просто о замене сотрудников) или становиться сильнее, тем более когда мы говорим о найме на руководящие или ключевые должности. Пора коллегам научиться видеть чуть дальше.

С одной стороны коллеги как будто это понимают, потому что подходят к найму уж очень ответственно, порой поиск длится месяцами, а то и годами, но результаты поиска для компании… позволяют всё-таки сомневаться в этом понимании.

Иногда складывается впечатление, что HR играет как бы это мягко сказать сами за всех. Я думаю вы тоже слышали о случаях, когда HR сами готовят заявку на поиск, сами проводят поиск и отбор и более того пытаются навязать кандидата подразделению, так сказать услуга «сотрудник под ключ», которая часто оказывается не нужной или встречается подразделением в штыки. Более того иногда HR сами принимают решение о целесообразности введения дополнительной штатной единицы в подразделении только по одним им известным критериям. А сколько раз приходилось слышать о конфликтах между подразделениями и HR по поводу успешных/неуспешных кандидатов, подходящих и неподходящих. Иногда эти конфликты выливаются чуть ли не в открытые противостояние и попытки навредить друг другу, а заодно и компании.

Ну да ладно, ниже предлагаю несколько советов о том как эти проблемы не допустить. Предупреждаю сразу, это исключительно мой взгляд, с точки зрения рационального и разумного управления персоналом, конечно же у вас может быть своя точка зрения.   

Итак совет первый все гласные и негласные договоренности, интересы сторон, интересы компании, ожидаемые результаты должны быть урегулированы и закреплены документально. Конечно же если у вас в компании поиск сотрудника это событие (такие компании тоже встречаются), то заморачиваться не стоит. Но а если у вас это регулярный и постоянный процесс, тем более когда у вас большая компания с сотнями сотрудников, то стоит потратить время, чтобы подобный документ подготовить.

В своё время я был сторонником так сказать академических норм о том, что в компании должны быть политики, положения, процедуры, регламенты и прочие документы каждая под своего потребителя. Но не всегда удается выдержать подобное, нужно подстраиваться под реалии времени и… конкретной компании. Многие ваши сотрудники читали книги последний раз в школе, многие просто физически не смогут осилить сложный текст и витиеватый слог. Я не про то, что у вас работают сплошь идиоты, но век гаджетов делает своё дело. Не учитывать этого нельзя и вряд ли кого-то даже из руководителей вдохновит поиск текста скажем на 35 или 57 странице, тем более не каждый осилит полностью многостраничный документ.

На моей практике очень неплохо зарекомендовал себя документ представляющий собой некий симбиоз, включающий в себя «сердце» из несколько ключевых незыблемых правил, которые закреплены на уровне компании и много различных приложений: схем, таблиц, образцов документов под конкретного потребителя или ситуацию (в разумных пределах). Таким образом большая вероятность достучаться до потребителя и помочь ему решить конкретную ситуацию. А кроме того, его легче актуализировать. Сейчас даже смешно, когда встречаешь в документе разделы типа актуальность темы, вводные или заключительные положения и т.п. пункты для воды или для солидности. Определитесь что вы делаете рабочий документ или бесполезный труд.

Что вам даст этот документ? Выстраивание порядка и процедур до, во время и после найма. Многие устные договоренности или неписанные правила соблюдаются до поры до времени или не всеми. Поэтому предлагаю вам закрепить всё это на бумаге. Это позволит вам превратить найм персонала в цепочку ответственностей и будет понятно что и на каком этапе не сработало. Обязательно согласуйте этот документ со всеми участвующими в процессе найма подразделениями, руководителями подразделений и утвердите у руководителя компании.

Если процесс найма сопровождается постоянными конфликтами и разногласиями, то возможно необходимо предусмотреть в компании некий орган(совет по кадровым вопросам например), который бы принимал решение о приёме сотрудников, как минимум на руководящие и ключевые позиции или рассматривал спорные ситуации. Это поможет защитить интересы компании, если есть основания полагать, что они не соблюдаются. Я когда-то писал об этом, не буду повторяться зачем, для чего и что это может дать.

Очень рекомендую начать документ о найме с процедуры получения разрешения на заполнение вакансии. Что я имею в виду? Сейчас во многих компаниях запрещен новый приём, даже в пределах утвержденного штатного расписания. Во многих компаниях разрешение на новый приём даёт лично руководитель компании и только после обоснования и аргументации от подразделения. Уже этот шаг остановит некоторые горячие головы набирать не нужный персонал. Многие компании раздуты даже сейчас и это результат бесконтрольного найма, как итог много сотрудников, низкие зарплаты и постоянное откладывание выхода из сложившейся ситуации. Предусмотрите, что без подобного разрешения процедура найма не будет запущена, а значит позволит сэкономить время и силы сотрудников. Как часто бывает, что поиск уже ведется вовсю, а разрешение на него потом не дают. Как результат бесполезные для компании действия рекрутёров, да и репутация компании у кандидатов страдает(сами не знают, что творят).

Нравится вам или нет, но ответственным за найм и за его результат должно быть подразделение в лице его руководителя. Абсолютно в этом уверен, именно подразделение должно выступать заказчиком. Чтобы о себе не думали HR, есть/должно быть лицо более заинтересованное в найме, чем они. Ответственность HR — дать ход процессу найма, запустить весь механизм и четко следить за соблюдением сроков и процедур. Я думаю будет не лишним напомнить, что в документе (о котором мы говорили выше) должны быть прописаны все этапы найма, разумные сроки каждого этапа, ответственность HR за процесс, права и полномочия каждой из сторон (не забудьте про HR!), необходимо предусмотреть разрешение спорных вопросов.

Обязательно уделите внимание такому важному этапу как составление требований к вакансии. Чем подробнее, тем лучше. HR не нужно делать медвежью услугу и брать эту работу на себя, во-первых это ответственность подразделения; во-вторых, это защита для HR в том случае, если что-то пойдет не так; в-третьих, на этом этапе найм может окончиться, осознав, что эти функции не нужны подразделению и компании. Когда HR берет эту работу на себя, то возникает масса конфликтов и противоречий и сами же HR часто остаются виноватыми. HR должны максимально помогать и консультировать, но в работу принять только полностью подготовленный документ. В сети есть немало примеров, но потратьте время, чтобы сделать это требование максимально полным и отвечающим запросам и требованиям вашей компании.

А теперь еще один важный момент, по поводу которого у меня часто возникают дискуссии с коллегами занимающимися наймом. Я абсолютно уверен в том, что задача HR найти кандидатов максимально удовлетворяющих требованиям заказчика и предоставить их на рассмотрение заказчика. Окончательное слово за ним. Вместо этого многие коллеги ведут поиск до верного, трактуя по-своему многие требования заказчика, додумывая и домысливая. Вы никогда не задумывались почему так часто возникают конфликты между HR и подразделениями по поводу представляемых кандидатов. А потому что у HR и подразделений абсолютно разные взгляды на идеального кандидата. Да порой руководители отдают предпочтение слабым кандидатам, но это проблемы многих компаний. Какие руководители, такое у них и понимание. Но если компанию устраивают результаты таких руководителей, то не проблема HR указывать на это. Иногда борьба HR за сильных кандидатов превращается в паранойю. Кроме конфликтов это ни к чему не приведет, задача HR делать всё, чтобы в компании были созданы условия, чтобы в компании был сильный и результативный персонал. Возможно компании поможет орган отвечающий за вопросы найма, если повторюсь уж очень много конфликтов или результаты найма не усиливают компанию.

А теперь еще один момент, о который сломано много копий и который порождает массу конфликтов. Представьте в каком-то подразделении вакансия и руководитель или кто-то из компании рекомендует кандидата. Да в некоторых компаниях за это платят вознаграждение, в других же требуют от кандидата принять участие в конкурсе на общих основаниях, третьи компании идут еще дальше и даже не рассматривают кандидатов, у которых есть знакомые в компании. А как правильно? На мой взгляд правильно, чтобы интересы компании были максимально соблюдены. Я порой не понимаю, излишней принципиальности HR которые всеми правдами и неправдами пытаются зарубить «готового кандидата» от подразделения. Как говорится нельзя быть святее чем Папа римский, если кандидат максимально подходит и может усилить компанию, то зачем терять время. Боитесь, что интересы компании пострадают предусмотрите для подобных кандидатов дополнительные собеседования, более глубокую проверку службы безопасности или что-то еще в рамках утвержденной процедуры. Порой, необъективно рассматривая подобных кандидатов, или просто придираясь, компания теряет очень много. А кроме того, именно на этой почве часто и возникают конфликты между HR и подразделением — вы зарубили нашего, а мы не будем рассматривать ваших. Иногда доходит до того, что подобные конфликты разрешаются руководством компании, а нередко плохо заканчиваются для обеих сторон.

Еще одна зона возможной напряженности этап собеседования кандидатов с руководителями подразделений. Здесь много недоговоренностей и конфликтов. Иногда подразделение забраковывает всех «идеальных» кандидатов от HR, порой вообще отказывается их рассматривать и требует начать чуть ли от первоначального отбора кандидатов, беря на себя встречу со всеми предлагающими свои услуги. Ситуаций может быть много, но этот вопрос нужно урегулировать и лучше документально. Во-первых, согласовать с подразделением понятие «идеального» кандидата, напомню, что приоритет мнению подразделения. Во-вторых, прописать процедуру предоставления кандидатов подразделению и обратную связь от него. Этот процесс лучше также формализовать, тогда у HR появится возможность понять что же не устроило подразделение и что нужно откорректировать. Бывают случаи, когда руководитель никак не может принять решение и ему проще забраковать всех, чтобы смотреть кандидатов еще и еще до самого лучшего. В этом случае HR может ему помочь, либо оказав дополнительные консультации для окончательного выбора, либо более точно сформулировать требования подразделения на основе уже просмотренных кандидатов. Но бывают и обратные ситуации, когда подразделение выбирает кандидата из числа первых представленных и тогда HR нередко убеждают/заставляют подразделение смотреть еще и еще. По-моему мнению, такие действия коллег часто не оправданы и если интересы компании не нарушаются, то зачем эта излишняя активность.

Очень интересный вопрос, который часто поднимается и по которому часто возникают разногласия. Многие HR стремятся закрепить сроки найма в документах и это правильное решение. Но HR часто забывают о том, что не всё зависит от них, есть разные ситуации, есть командировки, болезни, есть срочные проекты и т.п. Особенно сложно предусмотреть сроки, когда в цепочке присутствуют руководители компании и/или её собственники. Часто служба безопасности не даёт своё заключение в кажущийся HR приемлемый срок. Как быть? Согласовывать со всеми участвующими в процессе службами минимальный и максимальный срок, объяснять руководителям и подразделениям важность найма на ключевые и/или руководящие должности. Порой найм затягивается на месяцы и как вы понимаете не каждый уважающий себя кандидат будет ждать месяцами и пребывать в состоянии неопределенности. В то же время вред от непродуманных, фантастических сроков еще больше. Когда слова и сроки обещанные компанией не соблюдаются, то это первый звонок для кандидата напрячься и еще раз задуматься. Лучше потерять больше времени на берегу, чем отплыть неподготовленными. Уверен, что можно найти приемлемый вариант.

И совсем напоследок, лично я сторонник того, чтобы документ посвященный найму заканчивался пунктом или разделом про адаптацию нового сотрудника. Во-первых, это расширяет кругозор некоторых коллег, которые думают, что на этапе отбора кандидата их работа закончилась, а во-вторых, только после эффективной адаптации компания приобретает боевую единицу, так что эта цепь неразрывна. Я не буду сейчас углубляться в адаптацию, скажу только, что это ответственность HR совместно с подразделениями организовать этот процесс. Для меня сейчас главное — понимание коллегами того факта, чтобы за наймом сотрудника обязательно следовала бы его адаптация. Во многих компаниях это понимают, всё чаще встречаю даже названия подразделений типа «найма и адаптации». И лично для меня этот факт приятен. Вы не хуже меня знаете, что из-за отсутствия или плохой адаптации компании теряют новых сотрудников, которых с таким трудом нашли. Так зачем же создавать себе дополнительные проблемы?

Конечно же не по всем зонам прошлись, но если коллеги задумаются хотя бы об этом, то уже можно будет избежать немалого числа конфликтов и сделать найм персонала более эффективным. Никому ничего не навязываю — думайте, делайте выводы, принимайте решения! Кому необходима моя помощь обращайтесь, вы всегда можете получить мою консультацию или заказать одну из моих услуг.

До новых встреч на блоге!

Олег Барыш, эксперт по эффективности управления персоналом

ДАВАЙТЕ ПОСМОТРИМ НА HR ПО-ДРУГОМУ!

 

Если эта статья была интересной и полезной для Вас, я предлагаю Вам подписаться на новости блога и получать информацию обо всех новых материалах прямо в свой почтовый ящик

Введите ваш email адрес:

Delivered by FeedBurner

, связаться со мной или задать мне интересующие вас вопросы, а также получить консультацию или заказать одну из моих услуг

Похожие статьи

Такая разная «одинаковая» розница, часть... Всем привет! Рад приветствовать вас на «Территории честного HR - #HRподругому»!  Сегодня 2 часть статьи про такую разную «одинаковую» розницу, первую ...
Такая разная «одинаковая» розница, часть... Всем привет! Рад приветствовать вас на «Территории честного HR - #HRподругому»!  Сегодня я предлагаю поговорить о внимании к деталям, о необходимости ...
Интересуйтесь технологиями, а не готовыми рецепта... Всем привет! Рад приветствовать вас на «Территории честного HR - #HRподругому»! Сегодня решил посвятить статью теме, которую я уже неоднократно подним...
Запись опубликована в рубрике Библиотека рационального и разумного HR, Поиск, найм, адаптация, Советы с метками , , , , , , , , , , , , , , , , . Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Добавить комментарий

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.