Подписаться на новости

Введите ваш email адрес:

Delivered by FeedBurner

Подписаться на RSS ленту блога

Присоединяйтесь к нам!

Дата создания блога

16 мая 2011 года

инструкцииВсем привет. Рад приветствовать вас на «Территории честного HR». Сегодня я хочу поговорить об инструкциях. Почему это важно, потому что как вы понимаете во многих компаниях работа большинства сотрудников (рядовых) состоит из одних тех же повторяющихся действий, но которые к сожалению раз за разом превращаются в подвиг или делаются как в первый раз или каждый делает это как понимает или как ему рассказали когда-то. Вреда компаниям от этого море.

К тому же, если объективно изучать причины увольнений в компаниях, то одной из причин влияющих на решение сотрудника покинуть компанию — является неумелое, неграмотное и необъективное руководство, отсутствие четких и понятных команд, выстроенных процессов, хаос и неразбериха и т.п. Можно отмахиваться от этой причины, но если в вашей компании она имеет место, то можно на эту проблему повлиять. И одним из возможных инструментов как-то повлиять на это процесс является подготовка четких и понятных инструкции, четко регламентирующих основные процессы.Причем не только в HR сфере.

При слове «инструкция», лично у меня перед глазами возникает образ должностной инструкции. Сколько я их перевидел в разных компаниях. Никто не оспаривает их важность и нужность, но к сожалению, нет более глупого и бесполезного документа, доведенного до абсурда постоянным и глупым повторением одних и тех же шаблонов или просто формальным подходом. Если ваша компания как и большинство использовала одни и те же шаблоны для должностных инструкций, то вы найдете там много бесполезного, может быть вам даже встретятся ссылки на документы СССР (была такая страна, кто забыл или не знал). Ценность должностной инструкции для большинства компаний всего лишь в самом её наличии и необходимых подписях.

Я уверен, что свою роль инструкции еще не сыграли, и у них может открыться «второе дыхание», но для этого нужно потрудится очень и очень хорошо.

Для чего можно использовать инструкции:

  • для организации и упорядочивания процессов;
  • для закрепления и распространения успешного опыта;
  • для обучения и адаптации новых сотрудников.

Всё это можно делать методом из уст в уста или закреплением за новичком т.н. наставника, но помните игру «испорченный телефон», да и не всем наставникам по силам передать свой опыт в силу разных причин.

Какие инструкции нужны:

  • краткие, никто не будет читать много нет времени, нет желания, да и отвык/не привык народ много читать (такова реальность);
  • написанные доступным и понятным языком, с учетом аудитории для которой это написано;
  • максимально информативные, используйте простые и понятные рисунки, фотографии, схемы — берегите время и «стучите» именно туда, куда хотите достучаться;
  • с прописанными нужными акцентами и зонами внимания, сразу прописывайте правила «что такое хорошо, что такое плохо», никто не должен из инструкции догадываться, что можно, чего нельзя и чего категорически нельзя, всё это можно прямо в ней и прописать;
  • соответствующие действительности,  условно если вы используете в расчетам компьютер, то не нужно говорить о том как производить расчеты  при помощи логарифмической линейки, а то и на счетах;
  • отражающими реальное положение вещей, т.е учитывать сложившуюся ситуацию в вашей (именно вашей компании). К примеру если вы едите на велосипеде, то не нужно описывать о том, что везде уже ездят на машине или чтобы было, если бы вы тоже ездили на машине.

Простые и понятные правила, как и всё в рациональном и разумном управлении персоналом. Всё как будто просто, но почитайте инструкции, которые уже есть в вашей компании. Сделайте инструкциям вашей компании экспрессанализ по вышеперечисленным пунктам. Если всё нормально, то я вас поздравляю, если у вас возникли вопросы подумайте, что можно изменить. Уверен, что это пойдет только на пользу и вам как HR и компании.

Какая роль HR в этом процессе? Самая непосредственная — организовать этот процесс, объяснить основы и обеспечить вовлечение экспертов(!), которые обладают нужными знаниями и опытом для подготовки той или иной инструкции. Еще очень важно, «продать» смысл наличия действенных инструкций для компании и какая польза компании от этого. Причем «продать» на самом высоком уровне. Без этого во многих компаниях ничего и с места не сдвинется.

Здесь важно отметить один момент — не повторяйте ошибки многих HR при подготовке инструкций, не берите процесс подготовки инструкций на себя. HR думает, что они самое заинтересованное лицо и начинают писать эту инструкцию сами от начала до конца или привлекают экспертов лишь время от времени. В результате получается либо оторванный от реальности документ, либо научный труд на заданную тему. Главное, что он бесполезный и не нужный для компании.

Не нужно думать, о том что HR сами по себе, без помощи экспертов напишут супер инструкции и тогда им все скажут «спасибо» и оценят их труд. Не скажут и не оценят, потому что будет не за что. Задача HR вдохновить подразделения на совместную работу.

Так что же мешает, чтобы у компаний были прозрачные и понятные инструкции:

  • В компании не понимают важности этого. Многим руководителям проще работать по ситуации.
  • Это никому не нужно. Причин много. Все как будто заняты делом, им некогда. Кому-то наличие четких инструкций невыгодно (а где же место подвигу, а как наказывать несогласных или не очень лояльных и т.п.).
  • Никто не хочет этим заниматься. Это не принесет сиюминутных лавров, лучше пару презентаций о светлом будущем или несколько «важных» проектов, а можно просто работать и что-то делать.

HR могут инициировать этот процесс, но при этом они должны четко знать:

  • Для чего это нужно компании.
  • Какой результат это даст компании.
  • Как и каким образом предлагается организовать процесс.
  • Сколько это будет стоить компании.
  • В какие сроки это может быть сделано и при каких условиях.

 Только имея ответы на все вопросы, можно идти к руководству компании и только тогда надеяться на успех и поддержку.

Без поддержки руководства компании сделать этот процесс успешным не получится, к сожалению такова реальность многих компаний.

И самое последнее. Разработав самые нужные, самые полезные инструкции, не превращайте их как будто они выбиты на граните и чтобы внести в них изменения нужно попотеть не меньше, чем при их разработке. Инструкции это всего лишь инструмент и в случае необходимости нужно иметь возможность быстро его изменить. Этот механизм должен быть прописан в инструкции. Об этом  желательно подумать сразу в момент согласования и утверждения.

Кому необходима моя помощь обращайтесь, я готов помочь вам, вы можете получить мою консультацию или заказать одну из моих услуг.

 До новых встреч на блоге! Буду благодарен вам за комментарии к этой статье!

 

Олег Барыш, эксперт по рациональному и разумному управлению персоналом

 

ДАВАЙТЕ СДЕЛАЕМ HR ЛУЧШЕ И ЧЕСТНЕЕ!

Если эта статья была интересной и полезной для Вас, я предлагаю Вам подписаться на новости блога и получать информацию обо всех новых материалах прямо в свой почтовый ящик

Введите ваш email адрес:

Delivered by FeedBurner

, связаться со мной или задать мне интересующие вас вопросы, а также получить консультацию или заказать одну из моих услуг

Похожие статьи

Как наполнить HR смыслом часть 2... Всем привет! Рад приветствовать вас на «Территории честного HR - #HRподругому»! Сегодня я продолжу говорить о том как наполнить HR смыслом и поговорим...
Как наполнить HR смыслом часть 1... Всем привет! Рад приветствовать вас на  «Территории честного HR - #HRподругому». Сегодня как бы продолжение предыдущей статьи. Большое вам спасибо за ...
Не так и не туда Всем привет! Рад приветствовать вас на «Территории честного HR». Сегодня я решил приурочить новую статью ко дню знаний и еще раз обратить внимание кол...

Добавить комментарий