Подписаться на новости

Введите ваш email адрес:

Delivered by FeedBurner

Подписаться на RSS ленту блога

Присоединяйтесь к нам!

Дата создания блога

16 мая 2011 года

Добрый день! Рад приветствовать вас на «Территории честного HR». Сегодня я хочу поговорить о таком интересном вопросе как документы HR службы. И помятуя, что сегодня уже пятница постараюсь не напрячь вас сильно. Уверен, что будет полезно.

Вопрос документов в HR интересен с разных точек зрения. За свою работу я видел разное отношение HR руководителей к документам от полного неприятия (просто в HR службе не было никаких документов за исключением кадровых приказов) до задокументированности каждого не то, что шага, а каждого намёка на какое-либо движение (перечень HR` документов был несколько десятков).

Некоторым HR службам работа с документами позволяет заполнить тот вакуум бесполезности для своей компании и предоставить взамен (нужно ли это компании?) сотни (!) страниц политик и процедур, процедурок поменьше и прочих никому (буквально никому не нужных) документов. В таких HR службах все заняты написанием документов, их бесконечными обсуждениями, презентациями и внесением изменений. Иногда на другое у HR времени просто не остаётся.

В ситуации, когда деятельность HR службы сверх заорганизована, часто есть обратная сторона медали. Формально к документам претензий нет, всё красиво оформлено (по ГОСТ наверное), номера версий, все необходимые визы и согласования. Но… вот это но перечеркивает всю эту идиллию — эти документы никому не нужны, они не решают ни одного вопроса, они написаны просто так, принесены или скопированы из другой компании. Они созданы ради самих документов. Но в даже в том случае, если документы подготовлены по нужным вопросам, то найти ответ на нужный вопрос сразу не удаётся среди десятков страниц (общие положение, основная часть и т.п.), кучи глав и подзаголовков и у читателя быстро пропадает интерес. Многие HR думают, что документы должны выглядить фундаментально, поэтому нередки документы в десятки, а то и в сотни страниц (сам видел несколько таких). XXI век сказался на всём этом не очень сильно, все эти кучи страниц просто перекочевали с бумажных носителей на электронный, но по-прежнему, чтобы с ними ознакомиться многие сотрудники печатают их, так что последние оставшиеся леса еще не могут спать спокойно.

Так что, спросят некоторые из вас перестать писать документы, нет я этого не говорил, просто нужно писать их разумно и рационально. Есть документы, которые действительно необходимы, но в тоже время есть отличный пример того как превратить нужный документ в макулатуру — должностные инструкции. Я не буду спорить, о том, что они действительно нужны, но то исполнение и то состояние, в котором находятся эти документы в большинстве компаний  (здесь не важна степень звездности компании и HR руководителя) заставляют говорить о том, что это отличный пример того как не нужно работать с документами. Возможно, что в вашей компании это важный рабочий документ. Но в большинстве компаний это скопированный из интернета вариант (часто даже не подкорректированный под конкретную компанию, иногда в них даже указана ссылка на нормативные акты другой страны) основная ценность которого само наличие, а также присутствие нужных подписей и подписи об ознакомлении сотрудника. Часто встречаются варианты с фразами облизанными юристами компании, которые ни о чем и подходят ко всем без исключения случаям. Но самое главное — это не рабочие документы, это формальность. Вот я категорически против такого отношения к документам, если что-то делать, то делать по-настоящему. Как я уже не раз писал на то, чтобы действительно сделать и имитировать действие времени уходит одинаково (имитировать часто выходит даже дольше), так почему бы не делать это всерьёз.

Не буду долго Вас утомлять вопросом кто виноват. Я хочу предложить Вам свой вариант что делать в такой ситуации. И как обычно я хочу это сделать с позиции рационального и разумного управления персоналом.

За время своей работы мне приходилось готовить много разных документов в разных компаниях для разных групп персонала. Если можно так сказать, то я был штатным писателем в HR подразделении, без отрыва от основных обязанностей. Я могу констатировать, что из год в год документы становились всё меньше и меньше, но всё более полезными и эффективными. И мне очень в этом помогли те 2 вопроса,  с которыми я поделюсь сегодня. Уверен, что эти 2 вопроса помогут и Вам тоже.

Итак, я предлагаю Вам эти 2 вопроса, задавая которые у вас получится наполнить ваши документы смыслом еще до того как вы начнёте их готовить. Вот эти вопросы:

  • для кого данный документ?
  • зачем или с какой целью?

Просто? Конечно, как и всё в рациональном и разумном управлении персоналом. А теперь Вы можете сделать небольшой экспресс-тест своих идей по написанию документов. Пропустите свои идеи через эти два вопроса и Вы утвердитесь в своём мнении о нужности и полезности того или иного документа или … я вам только что подарил несколько часов или дней, которые вы сможете использовать с большей пользой для своей компании.

Хочу поделиться с вами еще двумя вопросами, которые также помогут Вам в работе с документами, но при условии, что у Вас есть ответы на первые два:

  • в какой форме подготовить документ?
  • каким способом документ будет распространяться?

И в заключении несколько мыслей, которые могут оказаться полезными для Вас в процессе подготовки документов:

—       Готовьте «точечные» или адресные документы. Это не значит, что Ваши документы должны быть под каждый чих. Нет, просто каждый конкретный документ должен способствовать решению какой-либо конкретной проблемы, не пытайтесь объять необъятное.

—       Обязательно учитывайте для кого вы готовите документ и в зависимости от этого должна быть подача, содержание и объём документа. Не надейтесь, что во многостраничном документе каждый найдёт своё (скорее всего не будет даже искать). Как вариант вы можете сделать общую часть документа (что-то вроде общих положений), но при этом для каждого отдельного потребителя своё отдельное приложение чётко структурированное по содержанию.

—       Варьируйте формы документов. Для разной ситуации свой документ. Не нужно по каждому случаю писать фундаментальные методические указания или приказ, не обязательно во всех случаях готовить презентации.  В некоторых случаях хорошо подойдёт формат документа «вопрос -ответ». В моей практике такой документ выручал не раз. Если среди перечня используемых Вами документов такого нет, никогда не поздно его ввести и оценить эффект  от его введения.  Будьте гибкими.

—      Следите за актуальностью своих документов. Своевременно вносите корректировки, отказывайтесь от не нужных и т.п.  Делайте это регулярно (раз в квартал, в полугодие). Убедить сотрудников, что среди кучи устаревших или потерявших свою актуальность документов есть нужные будет очень трудно. Трудно заставить искать что-то в бардаке.

—     Пишите документ под свою компанию. Даже, если вы взяли за основу «самый лучший документ» из «самой лучшей компании», но даже в этом случае откорректируйте его под Вашу компанию, чтобы он был рабочим и не вызывал недоумения. Привлекайте экспертов по тем вопросам, по которым у Вас не хватает опыта или знаний.

—     Будьте в документах точны и кратки. На вашу «воду» может не найтись читателя и есть опасность скрыть под водой главную идею или главный смысл. Кроме того «вода» занимает очень много вашего времени. Пусть 5 пунктов но по делу, чем 10 страниц ни о чём.

—   Не перегружайте текст самого документа. Четко структурируйте его. Используйте больше приложений, которые позволят направить читателя по нужному адресу, не превращая сам документ в свалку.

—      Соблюдайте разумную достаточность в количестве документов. Управлять меньшим количеством рабочих документов проще и эффект от этого может быть значительно больший.

Вот пожалуй и всё. Уверен, что Вам есть о чём задуматься, а кому нужна моя помощь обращайтесь. Ведь для того, чтобы что-то изменить часто достаточно всего лишь нашего желания. В следующий раз мы поговорим на новую тему с точки зрения рационального и разумного HR. До новых встреч!

Буду благодарен вам за комментарии к этой статье.

Олег Барыш, эксперт по рациональному и разумному управлению персоналом

Если вам понравилась статья, вы можете подписаться на новости блога и получать новые материалы прямо в свой почтовый ящик

Введите ваш email адрес:

Delivered by FeedBurner

, связаться со мной или задать мне интересующие вас вопросы, а также получить консультацию или заказать одну из моих услуг

ДАВАЙТЕ СДЕЛАЕМ HR ЛУЧШЕ И ЧЕСТНЕЕ!

Похожие статьи

Как наполнить HR смыслом часть 2... Всем привет! Рад приветствовать вас на «Территории честного HR - #HRподругому»! Сегодня я продолжу говорить о том как наполнить HR смыслом и поговорим...
Как наполнить HR смыслом часть 1... Всем привет! Рад приветствовать вас на  «Территории честного HR - #HRподругому». Сегодня как бы продолжение предыдущей статьи. Большое вам спасибо за ...
Не так и не туда Всем привет! Рад приветствовать вас на «Территории честного HR». Сегодня я решил приурочить новую статью ко дню знаний и еще раз обратить внимание кол...

Добавить комментарий